Tinkamai parengta IT sutartis – tai vienas iš IT projekto sėkmės garantų. Už IT sutarčių rengimą ir derinimą atsakingi asmenys turėtų vadovautis tam tikra sutarčių rengimo metodologija, leidžiančia pasiekti optimalius rezultatus. Be abejo, ji priklauso nuo IT projekto sudėtingumo bei teikiamų IT paslaugų pobūdžio. Sutarties rengimo etapas yra pats tinkamiausias laikas visapusiškai suderinti sutartį. Deramai atlikę šią užduotį, galėsite sutaupyti pinigų ir sumažinti teisinių ginčų riziką ateityje.
Siekiant kokybiškai parengti sutartį, būtina gerai išmanyti su IT projektu susijusius techninius ir teisinius aspektus bei numatyti problemas, kurios gali kilti IT projekto įgyvendinimo ir vėlesniu laikotarpiu. Dėl šios priežasties IT sutartys turėtų būti ne bendro pobūdžio, o kiek galima specifinės. Daugelis vadybininkų pervertina savo technines bei teisines žinias ir į sutarties rengimą neįtraukia techninių bei teisinių ekspertų. Deja, tai apsunkina galimų rizikų įvertinimą ir neleidžia laiku imtis reikiamų teisinių priemonių.
Visų pirma, nereikėtų delsti imtis sutarties rengimo darbų – IT sutarčių rengimas ir derinimas užtrunka ilgiau nei gali atrodyti pradžioje. Nepalikite sutarties ruošimo paskutinei minutei. Klaidų sutartyse daugėja skubant.
Antra, reikėtų nusistatyti tikslus. Tobulai parengti visas sutarties nuostatas iš karto gali būti sudėtinga. Reikėtų identifikuoti tas IT projekto dalis, kurios yra kritiškiausios ir pelningiausios tiek teisiniu, tiek techniniu, tiek verslo požiūriu. Nustačius tai, aprašykite viską kuo detaliau sutartyje. Derybų metu visuomet pravartu turėti keletą tos pačios sutartinės nuostatos variantų. Sutarties tikslai turėtų būti apibrėžti kaip galima aiškiau.
IT sutartyse be galo svarbu gerai aprašyti tas dalis, kurios nustato suteiktos licencijos apimtį arba sukurtos kompiuterinės programos autorių teisių perdavimo apimtį. Programų gamintojai paprastai yra suinteresuoti išlaikyti tolimesniam programų platinimui reikalingas visas teises, nes sukūrus specifinę kompiuterinę programą konkrečiai įmonei ją galima modifikuoti ir pritaikyti kitai įmonei arba platinti kaip standartinį produktą. Kita vertus, užsakovas, kuris investavo į kompiuterinės programos sukūrimą, dažnai nenori, kad gamintojas pasiliktų turtines autoriaus teises sau ir platintų pagal jo užsakymą sukurtos programos kopijas. Viena svarbiausių IT sutarties dalių yra kiek galima detalesnis kompiuterinės programos naudojimui suteikiamų teisių aprašymas. Tuo atveju, jeigu yra suteikiama tik licencija, turėtumėte be kita ko įsitikinti, ar ji yra išskirtinė ar ne, ar ji suteikta ribotam ar neribotam terminui, kokią naudojimo teritoriją ji apima, kiek naudotojų galės pagal licenciją naudotis programa vienu metu, kokie kiti techninei apribojimai egzistuoja, kokiomis sąlygomis užsakovas galės perleisti kompiuterinę programą trečiosioms šalims, ar licencija suteikia užsakovui teisę savarankiškai ar trečiųjų šalių pagalba modifikuoti ir tobulinti kompiuterinę programą ir pan. Taip pat labai svarbu susitarti dėl kompiuterinės programos išeities kodo gavimo, pavyzdžiui, reikėtų prieš sudarant sutartį susitarti, ar programos išeities kodas yra sutarties dalis ar ne, kadangi nuo to priklausys tolesnis programos vystymas.
Be to, ne mažiau svarbu užtikrinti, kad sutartyje būtų aiškiai nustatyti kompiuterinės programos techniniai kokybės reikalavimai, garantijos ir atsakomybė už defektus, aptartas projekto valdymas, testavimo būdai ir terminai, ginčų sprendimo būdai ir taikytina teisė, apmokėjimo sąlygos, susitarimas dėl tolimesnės kompiuterinės programos techninio palaikymo, tarpinių ir galutinių darbo rezultatų priėmimo ir perdavimo tvarka ir pan. Priimdamas galutinę kompiuterinės programos versiją, užsakovas turėtų patvirtinti, kad programinė įranga atitinka sutartyje numatytas technines specifikacijas ir veikia be reikšmingų trūkumų. Prieš priimant galutinę IT programinę įrangą, rekomenduotina susitarti dėl tam tikro laikotarpio, kurio metu bus testuojamas kompiuterinės programos veikimas ir nemokamai taisomi pastebėti trūkumai.
Apibendrinant galima teigti, kad specifinių sutarčių IT projektams rengimas yra sudėtingas procesas, kuriame turėtų dalyvauti ir bendradarbiauti tiek teisininkai, tiek informatikai. Praktikoje šalys dažnai neįvertina sutarties rengimo svarbos ir tikisi, kad draugiški santykiai padės išspręsti bet kokius IT projektuose kylančius nesutarimus. Deja, patirtis rodo, kad kilus nesutarimams, šalys yra linkusios dažniau remtis rašytine sutartimi, o ne žodiniais pažadais.